Kategoria:

Pro Biuro

10 przykazań wyglądu dokumentu wychodzącego

Kontakt osobisty w życiu zawodowym zwykle jest poprzedzany przez korespondencję. To właśnie korespondencja jest naszą wizytówką, tworzy pierwsze wrażenie o nas i o firmie, którą reprezentujemy. Jeśli nie wykorzystamy właściwie tej możliwości, wówczas stracimy niepowtarzalną okazję do autoprezentacji. Jak wiadomo ? pierwsze wrażenie robi się tylko raz.

W trakcie prowadzonych przeze mnie warsztatów, wygenerowaliśmy wspólnie 10 przykazań wyglądu tekstu (tu serdeczne podziękowania dla uczestników). Czyli 10 prawideł, o których nie można zapominać pisząc tekst ? jak powinien on wyglądać, aby zachęcał do czytania.

Są to zasady proste, wręcz oczywiste. Przygotowując profesjonalne pisma wychodzące należy jednak o nich bezwzględnie pamiętać. Tu działa zjawisko czynników higienicznych, opisane w Teorii Motywacji Herzberga: jeśli poniższe elementy są zachowane ? czytelnik nie zwróci na nie uwagi, przyjmie ich obecność jako oczywistość. Natomiast w sytuacji, jeśli takie minimum komfortu nie jest odbiorcy zapewnione, niewspółmiernie obniży jego stosunek i opinię o nadawcy pisma i zniechęci do zapoznania się z jego treścią.

 

1. Stosuj akapity / wcięcia akapitowe.

Kwestia indywidualnej decyzji ? mogą być wcięcia, które są zgodne z polską tradycją. Mogą również być akapity ? taka nowa moda, którą osobiście lubię. Ważne: mają być. Ponieważ dzięki nim tekst przystępniej i przyjemniej wygląda, sprawia wrażenie logicznie ułożonego. Czytelnik wie, w którym miejscu autor zamierzał myśl rozpocząć, a w którym zakończyć.

Formatując wcięcia akapitowe warto trochę się potrudzić i ustawić je w sposób, jaki nam odpowiada, nie poddając się dyktatowi automatyzmów komputera (tab, tab, tab).

Podobnie ustawienie akapitów ? to również można zrobić profesjonalnie, zwiększając odstęp pomiędzy akapitami lub nieprofesjonalnie ? wstawiając dodatkowy (pusty) wiersz lub wiersze.

2. Pamiętaj o justowaniu.

Wyrównanie tekstu z obu stron. Dzięki temu unikamy chorągiewki w tekście, która jest dopuszczalna w prasie, w ściśle określonych sytuacjach, ale już w korespondencji biznesowej w żadnym wypadku. Poza tym, pozostawienie tekstu bez justowania świadczy o braku profesjonalizmu autora.

3. Nie zostawiaj sierot, wdów, bękartów czy szewców.

Nazw jest wiele. A chodzi o to, że gdy tekst wyjustujemy, zdarza się, że na końcu akapitu lub strony, bądź na jej początku pozostają pojedyncze wyrazy lub ich części. Jest to jeden z podstawowych błędów typograficznych. Takich sytuacji należy unikać, przenosząc sieroty i szewców na stronę, gdzie jest reszta ich akapitu, a bękarty i wdowy do linii znajdującej się powyżej.

Dodatkowo należy pamiętać o spójnikach ? one również nie powinny kończyć linii tekstu.

By pozbyć się tego nieestetycznego zjawiska, wystarczy użyć prostej kombinacji klawiszy: SHIFT + CTRL + SPACJA lub tzw. twardego entera: SHIFT + ENTER.

4. Zważaj na interlinie.

Jest potrzebna. Jej wielkość jest uzależniona od rodzaju używanej czcionki, charakteru listu. W każdej sytuacji użycie interlinii wpuszcza światło w tekst, a u odbiorcy wzmacnia wrażenie, że piszący faktycznie przyłożył się do edycji.

5. Unikanikaj podkreśleń.

Jest to nawyk przeniesiony z czasów, gdy pisma były sporządzane na maszynach do pisania i podkreślenie, obok pisania wielkimi literami, było zwyczajowym wyróżnikiem w tekście. W czasach komputerów już się tego nie stosuje.

6. Rozważnie i celowo stosój wyróżnienienia w tekście.

Niezależnie od decyzji (pogrubienie, zmiana czcionki) wyróżnień należy używać z umiarem. Jeśli wyróżnimy wiele fragmentów przekazywanej informacji, dodatkowo w urozmaicony sposób, czytelnik nie będzie wiedział co tak naprawdę w tekście jest ważne. Tym bardziej, że wyłącznie autor zna gradację wyróżników.

7. Oznaczaj odpowiednio cytaty.

Często pojawiający się błąd, który w prosty sposób pozwala zweryfikować stopień znajomości zasad typograficznych oraz zasad pisowni i rodzimej interpunkcji, to oznaczanie cytatów. Cytaty tradycyjnie wyróżnia się używając cudzysłowów apostrofowych (???). Od momentu stosowania komputerów odznacza się je również przy użyciu kursywy. Generalna zasada mówi: słowa obce (pojedyncze) lub pojedyncze przytaczane słowa piszemy kursywą. Dłuższe cytaty odznaczamy za pomocą cudzysłowów apostrofowych.

8. Numeruj strony.

Numerowanie stron to prosta praktyka, która jest nagminnie pomijana, również przez autora niniejszego tekstu, a przecież niezwykle ułatwia prawidłowy odbiór korespondencji.

9. Używaj do przygotowywania pism wychodzących papieru firmowego.

Chodzi o specjalnie opracowany papier listowy, na którym w odpowiednich miejscach znajduje się logo i wszelkie dane firmy niezbędne do szybkiego nawiązania kontaktu.

W większości obecnie działających firm posługiwanie się papierem firmowym stało się na szczęście normą. Niektóre firmy idą jeszcze dalej i mają kilka szablonów papierów firmowych na których przygotowują pisma wychodzące: prosty – do pism tworzonych w toku codziennej działalności, bardziej wyszukany – do tworzenia ofert, mniej oficjalny – do prowadzenia korespondencji półoficjalnej.

Wszystkie rodzaje ?firmówek? mają ten sam cel: okazanie odbiorcy, że przygotowując pismo myśleliśmy o nim i zależy nam, by poczuł się w sposób wyjątkowy.

10. Bądź konsekwentny.

Moim zdaniem, zasada najważniejsza we wszystkich działaniach. Nawet tak z pozoru błahych jak napisanie i wysłanie pisma.

Robiąc cokolwiek (zakładam, że dobrze) przyzwyczajamy naszych klientów do pewnego standardu działania. Jeśli nie wystarczy nam determinacji i obniżymy ustanowiony raz standard, klienci na pewno to zauważą i zapamiętają. Jedyna możliwa do zaakceptowania zmiana to zmiana ?w górę?, czyli poprawa jakości naszych działań.

Pewnie niektórzy z szanownych czytelników zdziwią się, że tyle można napisać o tak prostej czynności jak napisanie pisma.

Pamiętajmy jednak, że niekiedy może ono być warte konkretne pieniądze. To z pozoru błahe pismo może być argumentem, na podstawie którego klient podejmie decyzję o współpracy z naszą firmą.

About Izabela Krzyszycha

You must be logged in to post a comment.