Kategoria:

Pro Biuro

Zawartość dokumentów wychodzących

Profesor, u którego pisałam pracę magisterską, wpoił mi zasadę: ?jedno słowo na jednej drukowanej stronie A4 może pojawić się tylko raz?. Przygotowując tekst warto o tym pamiętać i jak najrzadziej pozwalać sobie na odstępstwa od powyższej reguły.

Inne, najistotniejsze normy sporządzania pism pozwolę sobie przedstawić poniżej:

Miejsce, data

Zawsze należy określić datę sporządzenia listu. Najwłaściwszy z możliwych (najbardziej jednoznaczny) format daty jest następujący: dzień – nazwa miesiąca słownie ? czterocyfrowy zapis roku ? pełne słowo: roku (np. 25 sierpnia 2010 roku). Zapis daty w tej formie nie pozostawia miejsca na dowolną interpretację i niezależnie w jakim kręgu kulturowym wychowany został odbiorca, będzie on wiedział, który dzień jakiego miesiąca mamy na myśli.

Imię i nazwisko, adres osoby, do której list jest skierowany

Niezależnie, czy pismo, które sporządzamy jest skierowane do jednej osoby, czy do tysięcy naszych klientów, zawsze powinno być to wyraźnie napisane, kto konkretnie ma przeczytać ten egzemplarz pisma. W dzisiejszych czasach ? czasach korespondencji seryjnej, wstawienie adresu do listu przewodniego lub jakiegokolwiek pisma kierowanego do klienta, powinno być równie proste jak wstawienie go na fakturę za nasze usługi. Dodatkowo, jeśli list jest zaadresowany do konkretnej osoby, chętniej go ona przeczyta.

Treść

Dzisiejsze tempo życia wymaga jak najkrótszej formy. Osobiście stosuję w służbowej korespondencji zasadę minimum słów, maksimum treści. Czyli prosto i na temat. Sprawdza się.

Jednak niezależnie od długości pisma, powinno się ono zaczynać zwrotem grzecznościowym kompatybilnym z płcią adresata i podobnie powinno się kończyć. Bez spoufalania się.

Dane firmy nadawcy

Jak wspominałam we wcześniejszym tekście, zwykle piszemy pisma biznesowe na odpowiednim papierze firmowym. Zatem nasze dane znajdują się tam siłą rzeczy. Jeśli tak nie jest, musimy pamiętać by je zamieścić ? inaczej nie możemy liczyć na odpowiedź.

Podpis

Każdy list ktoś napisał. Nie wstydźmy się tego. Jeśli piszemy w swoim imieniu, napiszmy to wyraźnie. I podpiszmy się. Jeśli piszemy w imieniu naszego przełożonego, wpiszmy jego imię i nazwisko, dbając przy tym, by list został przez niego podpisany. To sprawi, że osoba, do której piszemy poczuje się bezpieczniej: w razie dodatkowych pytań, wie do kogo ma się zwracać. Ponadto, nasze pismo będzie miało poważniejszy wydźwięk.

Duże firmy w masowej korespondencji stosują faksymile podpisu (pieczęć z podpisem, lub jego skan), w innym kolorze niż czarny, by wyglądał on jak najbardziej wiarygodnie.

 

 

Zdawałoby się, że to co opisałam powyżej jest banalne i wszyscy znają te zasady. Zapraszam zatem do prostego testu: przez tydzień oglądaj wnikliwie listy, które wychodzą z Twojej firmy, lub z firmy, w dla której pracujesz:

  • Czy Twoja firma zawsze używa papieru firmowego, na którym są dane teleadresowe?
  • Czy zawsze określone są miejsce i data sporządzenia?
  • Czy zawsze na piśmie wychodzącym znajduje się imię i nazwisko, stanowisko i firma osoby, do której pismo jest adresowane?
  • Czy list rozpoczyna i kończy się stosownym zwrotem grzecznościowym?
  • Czy list jest opatrzony podpisem?

Pod tym kątem przyglądaj się również listom przychodzącym do Twojej firmy. Czy również zawsze zawierają te – zdawałoby się oczywiste, elementy?

 

About Izabela Krzyszycha

You must be logged in to post a comment.